プライバシーポリシーPrivacy Policy for Invoice Mail Draft（請求書メール下書きツール）

1.事業者

有限会社スマートネッツ（以下「当社」）
東京都品川区上大崎2-24-11
お問い合わせ：info@smartnets.co.jp

2.対象となるサービス

本ポリシーは、当社が自社の請求業務のために運用する社内ツール「Invoice Mail Draft（請求書メール下書きツール）」（以下「本ツール」）に適用されます。本ツールは一般向けに提供するものではなく、利用者は当社が許可した担当者に限られます。

3.取得・利用する情報

本ツールは、利用者が許可した場合に限り、Googleアカウントについて次の情報を扱います。

• アカウント情報と許可情報：許可を行ったGoogleアカウントの識別情報（メールアドレス）と、許可の証明となる情報（OAuthのアクセストークン・更新トークン）。
• 下書きの作成：請求書メールの下書きを、利用者のGmailに作成します。下書きに入る内容（請求先のメールアドレス、件名、本文、請求書のPDF）は、当社の請求システムの中にあるデータであり、Googleから取得したものではありません。
• 二重作成の防止のための照合：同じ下書きを二重に作らないよう、利用者のGmailの下書きの一覧を取得し、各下書きの宛先・件名・添付ファイル名を照合します。この際、下書きのデータ（本文を含む）が、確認のために一時的にサーバーのメモリ上へ読み込まれますが、宛先・件名・添付ファイル名以外は利用せず、保存も記録もしません。添付ファイルの中身（PDF本体）は取得しません。

本ツールが記録するのは、「その請求書の下書きを作成した」という事実と日時だけです。Gmailの内容は記録しません。

4.利用する権限（スコープ）

https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose（Gmailの「下書きの管理」）の1つだけを使います。

5.利用目的

請求書メールの下書きの作成と、その二重作成の防止のためにのみ利用します。ほかの目的には利用しません。

6.行わないこと

• 受信メール・送信済みメールの閲覧や取得
• メールの送信
• メールの削除、および作成済みの下書きの内容変更・削除（本ツールが行うのは、新しい下書きの作成と、二重作成を防ぐための照合だけです）
• Googleユーザーデータの広告への利用、販売、データブローカー等への提供
• Googleユーザーデータを、人が閲覧すること（次の場合を除きます：利用者本人が自分のGmailで下書きを確認する場合、不正利用の調査などセキュリティ上必要な場合、法令に基づく場合）
• Googleユーザーデータを使った、AI・機械学習のモデルの学習

7.保管と安全のための措置

• 許可情報は、サーバー上に、本ツールの実行専用のアカウントだけが読めるようにアクセスを制限して保管します。ただし、サーバーを管理する当社の限られた担当者は、運用・保守のために、サーバーにアクセスできる権限を持っています。
• 障害に備えた定期バックアップにも含まれますが、バックアップは暗号化し、復号のための鍵は、サーバーとは別の場所で管理します。
• 本ツールの画面は、当社が許可した担当者だけが、本人確認（メール認証とログイン）を経て利用できます。通信は暗号化されています。
• 許可情報は、利用者が許可を取り消すまで、または本ツールの運用を終了するまで保管します。

8.第三者への提供・委託

Googleユーザーデータを、第三者に提供・販売・共有することはありません。サーバー、通信の保護、バックアップ保管のために、外部のクラウド事業者のサービスを利用しますが、これらの事業者は、システムの運用の範囲でデータを保管・中継するだけで、データの内容を利用しません。法令に基づく開示が必要な場合を除き、第三者に開示しません。

9.許可の取り消しとデータの削除

• 許可の取り消し：Googleアカウントの管理画面（myaccount.google.com/permissions）で、いつでも本ツールへの許可を取り消せます。取り消すと、Google側で許可情報が無効になり、本ツールはその後、下書きを作成できなくなります。
• 許可情報の削除：本ツールには、許可情報を自動で削除する仕組みはありません。許可の取り消しの後、または本ツールの運用を終了するときに、当社の管理者が、サーバーに保管している許可情報のファイルを手作業で削除します。削除のご依頼は、上記のお問い合わせ先までご連絡ください。ご依頼から30日以内を目安に削除します。
• バックアップに残る期間：障害に備えた暗号化バックアップには、許可情報を含むフォルダが入っています。バックアップは、サーバー内に30日分、外部の保管先に約31〜32日分を保管し、期間が過ぎると自動で削除されます。そのため、サーバー上のファイルを削除した後も、バックアップには最長で約1か月、許可情報が残ることがあります。バックアップは暗号化されており、復号のための鍵は、サーバーとは別の場所で管理しています。
• 先に取り消してください：取り消す前の許可情報は、バックアップに残っている間は有効のままです。削除をご希望の場合は、先にGoogle側で許可を取り消してください。取り消すと、バックアップに残った許可情報も、すぐに使えなくなります。
• 管理者のパソコン：許可の取得は、当社の管理者のパソコンで行うため、そのパソコンにも許可情報のファイルが作られます。サーバーへ移した後、当社はパソコン上のファイルを削除します。
• 作成済みの下書き：本ツールが作成した下書きは、利用者のGmailの中にあります。不要な場合は、利用者ご自身で削除してください（本ツールは削除しません）。

10.Google API Services User Data Policy への準拠

本ツールによる、Google APIから受け取った情報の利用および他のアプリへの転送は、限定的な利用（Limited Use）の要件を含む、Google API Services User Data Policy に準拠します。

11.本ポリシーの改定

本ポリシーの内容を変更するときは、このページで公表します。重要な変更（利用する権限や、データの利用方法の変更）は、変更の前に公表します。

1.Operator

Smartnets Inc. (有限会社スマートネッツ) ("we", "our")
2-24-11 Kamiosaki, Shinagawa-ku, Tokyo, Japan
Contact: info@smartnets.co.jp

2.Service covered

This policy applies to "Invoice Mail Draft" (the "Tool"), an internal tool we operate for our own invoicing work. The Tool is not offered to the general public; it can be used only by staff members authorized by us.

3.Information we access and use

Only when the user grants permission, the Tool handles the following regarding the user's Google account:

• Account identifier and authorization data: the email address of the Google account that granted permission, and the OAuth access and refresh tokens that prove the permission.
• Creating drafts: the Tool creates invoice email drafts in the user's Gmail. The contents of a draft (recipient address, subject, body and the invoice PDF) come from our own invoicing system, not from Google.
• Check to avoid duplicate drafts: to avoid creating the same draft twice, the Tool retrieves the list of the user's Gmail drafts and compares the recipient, subject and attachment file name of each draft. For this check, the draft data (including its body) is loaded into the server's memory only temporarily; we do not use anything other than the recipient, subject and attachment file name, and we do not store or log it. The attachment contents (the PDF itself) are not retrieved.

The only thing the Tool records is the fact, and time, that a draft was created for a given invoice. It does not record any Gmail content.

4.Permission (scope) used

Only one: https://www.googleapis.com/auth/gmail.compose (Gmail: manage drafts).

5.Purpose of use

Solely to create invoice email drafts and to avoid creating duplicates. We do not use the data for any other purpose.

6.What we do not do

• Read or retrieve received or sent emails
• Send emails
• Delete emails, or modify or delete drafts that have already been created (the Tool only creates new drafts and performs the comparison needed to avoid duplicates)
• Use Google user data for advertising, sell it, or transfer it to data brokers
• Allow humans to read Google user data (except: when the user views their own drafts in their own Gmail, when necessary for security purposes such as investigating abuse, or when required by law)
• Use Google user data to develop, improve or train AI / machine-learning models

7.Storage and security

• Authorization data is stored on the server with access restricted so that only the Tool's dedicated service account can read it. However, the limited number of our staff who administer the server hold the privileges to access the server for operation and maintenance.
• It is also included in routine disaster-recovery backups; the backups are encrypted, and the decryption key is kept separately from the server.
• The Tool's screens can be used only by staff authorized by us, after identity verification (email verification and login). Communication is encrypted.
• Authorization data is kept until the user revokes the permission or we stop operating the Tool.

8.Disclosure to third parties

We do not provide, sell or share Google user data with third parties. We use external cloud providers for servers, traffic protection and backup storage; they only store or relay data as needed to run the system and do not use its contents. We do not disclose data to third parties except where required by law.

9.Revoking access and deleting data

• Revoking access: You can revoke the Tool's access at any time at myaccount.google.com/permissions. Once revoked, the authorization data becomes invalid on Google's side and the Tool can no longer create drafts.
• Deleting authorization data: The Tool has no mechanism to delete authorization data automatically. After revocation, or when we stop operating the Tool, our administrator deletes the authorization data file stored on the server manually. To request deletion, please contact us at the address above. We aim to complete deletion within 30 days of the request.
• How long it remains in backups: Our encrypted disaster-recovery backups include the folder that holds the authorization data. Backups are kept for 30 days on the server and for about 31 to 32 days in external storage, and are then deleted automatically. Therefore, even after the file on the server is deleted, the authorization data may remain in backups for up to about one month. Backups are encrypted, and the decryption key is kept separately from the server.
• Please revoke first: Authorization data that has not been revoked remains valid while it is in backups. If you want it deleted, please revoke the permission on Google's side first; once revoked, any copy remaining in backups can no longer be used.
• Administrator's computer: Permission is obtained on our administrator's computer, so a file with the authorization data is also created there. After it has been moved to the server, we delete the file from the computer.
• Drafts already created: Drafts created by the Tool are in the user's own Gmail. Please delete them yourself if you no longer need them (the Tool does not delete them).

10.Compliance with the Google API Services User Data Policy

The Tool's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11.Changes to this policy

If we change this policy, we will publish the change on this page. Material changes (such as the permissions used or how data is used) will be published before they take effect.